Privacy- en cookieverklaring

Onze privacy- en cookieverklaring in het kort

Bij de verwerking van persoonsgegevens houden wij ons aan de privacywetgeving. Dit betekent dat wij:

• Onze doeleinden duidelijk vastleggen voordat wij u persoonsgegevens verwerken, via deze privacy- en cookieverklaring.
• Zo min mogelijk persoonsgegevens opslaan en alleen de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden.
• Expliciet toestemming vragen voor de verwerking van uw persoonsgegevens, mocht toestemming verplicht zijn.
• Benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om uw persoonsgegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken.
• Uw rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens die bij ons verwerkt zijn.

Doeleinden van de gegevensverwerking

In deze privacy- en cookieverklaring leggen wij u uit wat wij doen met informatie die wij over u te weten komen. Door gebruik te maken van onze diensten of onze website te bezoeken, verkrijgen wij verschillende soorten persoonsgegevens van u. Per doeleinde wordt hieronder aangegeven welke gegevens wij van u verkrijgen, met welke doel wij deze gegevens verwerken en hoelang die worden bewaard. Indien u vragen hebt of wilt weten wat wij precies van u bijhouden, neem dan contact met ons op via de gegevens onderaan deze privacy- en cookieverklaring.

Het leveren van onze diensten

Als organisatie kun u gebruik maken van onze HubScan dienstverlening. Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam contactpersoon
• (Zakelijk) telefoonnummer
• (Zakelijk) e-mailadres
• Organisatienaam (optioneel)
• Betaalgegevens
• Factuurgegevens
• Eventuele inhoud van correspondentie

Wij gebruiken deze gegevens om de overeenkomst die wij met u aangaan, uit te kunnen voeren en om de relaties die hieruit voortvloeien te onderhouden. Wij bewaren deze gegevens gedurende de looptijd van de overeenkomst. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaartermijn van zeven jaar).

Nieuwsbrief

Via onze website kun u zich aanmelden voor onze nieuwsbrief. In deze nieuwsbrief informeren wij u maandelijks per e-mail over informatie, nieuws en ontwikkelingen op het gebied van HubSpot en houden wij u op de hoogte van producten, diensten en aanbiedingen. Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam
• E-mailadres

Wij gebruiken deze gegevens op basis van uw toestemming. U kunt u op ieder moment afmelden voor de nieuwsbrief. Iedere nieuwsbrief bevat een afmeldlink. Op het moment dat u zich afmeldt, behouden wij uw gegevens op onze blokkeerlijst, zodat u daarna geen mailingen van ons meer ontvangt.

Anonimiseren

Wij kunnen persoonsgegevens, die wij middels het gebruik van website verkrijgen, anonimiseren. Dit betekent dat de door ons oorspronkelijk verkregen persoonsgegevens, zodanig anoniem zijn gemaakt, dat de betrokkene niet meer identificeerbaar is aan de hand van deze gegevens. De gegevens zijn daarom geen persoonsgegevens meer en er zijn hiermee dan ook geen privacyrisico’s verbonden.

Voor het anonimiseren van gegevens hebben wij een gerechtvaardigd belang. Door middel van deze geanonimiseerde gegevens kunnen wij namelijk statistisch onderzoek doen en onze website verbeteren.

Contact

Wij bieden verschillende mogelijkheden om contact met ons op te nemen. Dit kan telefonisch, maar ook via de mail, of het contactformulier. Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam
• (Zakelijk) e-mailadres
• (Zakelijk) telefoonnummer
• Organisatienaam (optioneel)
• Eventuele informatie die u zelf invult als inhoud van een bericht

Wij gebruiken deze gegevens om uw verzoek om contact met u op te nemen netjes af te handelen en om de overeenkomst hiertoe met u uit te voeren. Wij bewaren deze informatie, totdat wij denken dat u tevreden bent met onze reactie.

Wanneer kunnen wij uw persoonsgegevens delen met derden?

Wij delen uw gegevens alleen met derden, wanneer dit op basis van de huidige wetgeving is toegestaan. Het kan voorkomen dat wij uw persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken, omdat:

• wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken;
• dat nodig is om de overeenkomst met u uit te voeren;
• U hier toestemming voor geeft;
• wij hier een gerechtvaardigd belang bij hebben;
• wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

De partijen die in onze of uw opdracht persoonsgegevens verwerken zijn:

• Cookieleveranciers
• IT-leveranciers en -dienstverleners
• Ons gehost CRM platform (HubSpot)
• Online tools voor examinering en evaluatie
• Bezorgdienst
• Betaling dienstverleners (en incassobureau)
• Consultants
• Evenementenorganisaties en -locaties

Om onze diensten te kunnen verlenen, kunnen wij uw persoonsgegevens verstrekken aan partijen die zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER).  Wij doen dit alleen als er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van persoonsgegevens. Dit betekent bijvoorbeeld dat wij een modelovereenkomst van de Europese Commissie gebruiken of afspraken maken over de omgang met persoonsgegevens. 

Beveiliging

Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van, en ongeautoriseerde toegang tot, uw persoonsgegevens te beperken. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot uw persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden. Wij treffen onder meer de volgende beveiligingsmaatregelen:

• logische toegangscontrole op onze laptops en systemen, gebruik makend van wachtwoorden of passkeys;
• encryptie (versleuteling) van digitale bestanden;
• organisatorische maatregelen voor toegangsbeveiliging;
• beveiliging van netwerkverbindingen via Transport Layer Security (TLS) technologie;
• doelgebonden toegangsbeperkingen en dataopslag binnen de EU.

Wij werken uitsluitend digitaal en digitale documenten zijn beveiligd.

reCAPTCHA

Wij gebruiken indien nodig de reCAPTCHA service van Google Inc. (Google) om onze website te beschermen tegen spam en misbruik. Om Google reCAPTCHA te laten werken, wordt het IP-adres van een websitebezoeker, de muisbewegingen en mogelijk ook andere data verzameld. Deze informatie wordt hiervoor verstuurd naar en verwerkt door Google. Door deze informatie te analyseren kan Google opmaken of wij te maken hebben met een echte websitebezoeker of een robot. Voor meer informatie verwijzen wij u door naar de privacyverklaring van Google.

Social media buttons

Op onze website maken wij gebruik van social media buttons, die u doorgeleiden naar de social media platforms. De buttons zijn werkzaam vanwege stukjes code die afkomstig zijn van de social medianetwerken. Als u wilt weten wat de social media platforms doen met uw persoonsgegevens, lees dan de desbetreffende privacyverklaring:   

• Twitter/X (privacyverklaring)
• LinkedIn (privacyverklaring)

Klanttevredenheidsonderzoek

Om de kwaliteit van onze dienstverlening te onderzoeken en verbeteren, doen wij klanttevredenheidsonderzoek. We kunnen klanten en/of gebruikers van de website uitnodigen om een vragenlijst in te vullen en vervolgens een gesprek aan te gaan. Daarvoor gebruiken we de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• Functie en organisatie
• E-mailadres
• De input op de vragenlijst

Met uw toestemming kunnen we ook een video-opname maken van het gesprek. Deze opname gebruiken we voor onderzoeksredenen en bewaren we maximaal 60 dagen. Mocht u uw toestemming weer willen intrekken, neem dan contact met ons op via de contactgegevens onderaan deze pagina.

Gebruik cookies

Op onze website gebruiken wij cookies van onszelf en van derde partijen. Cookies zijn informatiebestandjes die bij het bezoeken van een website automatisch kunnen worden opgeslagen op of uitgelezen van het apparaat (zoals laptop, tablet of smartphone) van de websitebezoeker. Dat gebeurt via de webbrowser op het apparaat. Wij en derde partijen gebruiken cookies om:  

• functionaliteiten van de website mogelijk te maken (technische en functionele cookies);
• het gebruik van de website te analyseren en op basis daarvan de website gebruiksvriendelijker te maken (analytische cookies);
• gepersonaliseerde advertenties te kunnen laten zien (marketing cookies). 

Deze cookies verzamelen de volgende gegevens van je:

• IP-adres
• Cookie-ID
• Applicatie- en klikgedrag
• Referrer-URL

Wanneer u onze website voor het eerst bezoekt, tonen wij een melding met uitleg over cookies. Hierbij zullen wij, voor zover wij dat verplicht zijn, vragen om uw akkoord voor het gebruik van cookies. 

Cookie-instellingen aanpassen

U kunt u cookie-instellingen onderaan deze pagina aanpassen.

In- en uitschakelen van cookies

In u webbrowser kun u instellen dat het opslaan van cookies alleen wordt geaccepteerd wanneer u hiermee instemt. Raadpleeg voor meer informatie hierover de handleiding van u browser. Let op: veel websites werken niet optimaal als de cookies zijn uitgeschakeld. 

Verwijderen van cookies

De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Als een houdbaarheidsdatum is ingesteld, wordt het cookie automatisch verwijderd wanneer de houdbaarheidsdatum verstrijkt. u kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen, voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Raadpleeg hiervoor de handleiding van u browser.

Rechten van betrokkenen

U hebt de volgende rechten:

• Recht op inzage: u hebt het recht de persoonsgegevens die wij van u verwerken, in te zien.
• Recht op rectificatie: u hebt het recht de persoonsgegevens die wij van uw verwerken, te corrigeren of aan te vullen indien deze onjuist of onvolledig zijn.
• Recht om u toestemming in te trekken: u kunt u toestemming altijd eenvoudig intrekken.
• Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
• Recht op verwijdering: u kunt ons verzoeken u persoonsgegevens te verwijderen.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien het technisch mogelijk is, heb u het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken te laten overdragen naar een derde partij.
• Recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kun u verzoeken om het verwerken van u persoonsgegevens (al dan niet tijdelijk) te beperken wat betekent dat wij minder gegevens van u verwerken.

Wanneer u gebruik wenst te maken van één van deze rechten, kunnen wij u vragen om u te identificeren. Wij vragen hiervoor gegevens op om er zeker van te zijn dat jij de juiste persoon bent aan wie de persoonsgegevens toebehoren. 

Wij zullen in principe binnen een maand aan u verzoek voldoen. Deze termijn kan echter met twee maanden worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke privacyrechten of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij u daarvan binnen de eerste maand op de hoogte stellen. 

Indien u één van u rechten wenst uit te oefenen, dan kun u dat kenbaar maken door contact met ons op te nemen via het contactformulier op de website.

Klacht indienen

Als u vragen hebt of een klacht in wilt dienen over het gebruik van u persoonsgegevens, kun u contact met ons opnemen via het contactformulier op de website. Wij pakken elke vraag en klacht intern op en communiceren dit verder met u. Als u echter vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, dan kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens om een klacht in te dienen.

Wijzigingen in deze privacy- en cookieverklaring

HubScan heeft het recht om wijzigingen aan te brengen in deze privacy- en cookieverklaring. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Check daarom regelmatig deze privacy- en cookieverklaring, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.

Deze privacy- en cookieverklaring is voor het laatst aangepast op 2 april 2025.